Pasar los flujos de trabajo de su oficina a sistemas de Software como Servicio (SaaS por sus siglas en inglés), como Office 365, se está convirtiendo en la norma para muchas empresas. Los flujos de trabajo de impresión y documentos pueden pasarse por alto, pero a juzgar por los cambios tecnológicos actuales dentro de la oficina, no pasará mucho tiempo antes de que ambos sistemas migren a la nube.
Daniel Aguilar, Experto en Soluciones de Seguridad para Canon Mexicana, afirma que la migración a la nube es inminente. “En Canon, el 70% de nuestra inversión en desarrollo para sistemas de control de impresión se dedica a trasladar la infraestructura local a una oferta basada en la nube, y estoy seguro que esta será la forma común en que la gente imprimirá en el futuro de manera segura”.
También confirma que “la incorporación de tecnología y soluciones de manejo de documentos aumenta significativamente el clima laboral, la comunicación entre los empleados y la satisfacción del cliente y, con la opción para la nube, todas las empresas pueden disfrutar de los beneficios de trabajar sin un servidor físico incrementando la agilidad de procesos”.
¿Es adecuado para su negocio?
Una de las primeras preguntas a considerar es ¿cómo sus flujos de trabajo de impresión y documentos actuales se convertirían en una suscripción basada en la nube? Como señala Daniel Aguilar, si ya está usando SaaS en alguna capacidad, debería ser una transición simple. “Si usa OneDrive para almacenar sus archivos, Salesforce.com como su CRM y se ha mudado a Office 365, ya usa una gran cantidad de servicios en la nube, por lo que no debería de haber ninguna razón para no incluir servicios de impresión en esta modalidad. Para las pequeñas y medianas empresas este podría ser el modelo adecuado” dice Daniel.
¿Cuáles son los beneficios?
Hay beneficios obvios, pero gran parte del proceso de toma de decisiones dependerá de su estrategia comercial.
La movilidad se está convirtiendo en un factor importante en la vida laboral, como señala Daniel Aguilar. “Más personas trabajan desde casa u oficinas compartidas, por lo que la movilidad es un gran impulsor. Tradicionalmente, hemos utilizado el correo electrónico para obtener documentos, pero las soluciones en la nube eliminan un paso del proceso. Ahora, si envío un trabajo, se encuentra en línea, y puedo ir a cualquiera de mis dispositivos y continuar trabajando en él”.
Otro beneficio importante para las pequeñas y medianas empresas es la flexibilidad y la escalabilidad. “La tecnología en la nube es perfecta para pequeñas y medianas empresas, ya que no necesitan infraestructura física. La nube es un modelo muy flexible; el cliente puede pagar por lo que usa y aumentar sus capacidades de acuerdo a la operación y crecimiento de su negocio” comenta Daniel.
¿Existen limitaciones o riesgos?
Al elegir la transición a la nube, se debe considerar entre adquirir una infraestructura de nube privada o pública. Esto es menos sobre el riesgo y más sobre el cumplimiento; algunas empresas prefieren usar una nube privada para alojar sus datos porque sus políticas lo requieren.
Sin embargo, con respecto al riesgo para los datos, las soluciones de Canon que cuentan con infraestructura de nube están alojadas en Microsoft Azure, una de las plataformas de nube más seguras del mercado. “La estructura de seguridad para una nube pública como Microsoft es insuperable. Se ha puesto un enorme esfuerzo en la forma en que se manejan los datos. En el momento en que hay un problema de cumplimiento relacionado con los servicios de datos, Microsoft es uno de los primeros en cubrir los requerimientos”, dice Daniel.
“En términos de seguridad, el alojamiento de datos también tiene que cumplir con las regulaciones, necesitan certificaciones y se realizan auditorías periódicas para garantizar que los centros de datos operativos sean 100% seguros y adecuados para que las empresas ejecuten sus procesos digitales. La tecnología en la nube permite la reducción de costos y ayuda a cualquier negocio en la evolución a procesos digitales. Por lo tanto, consideramos cualquier desarrollo futuro con la nube en mente para satisfacer los requisitos de tecnología de nuestros futuros clientes”.
¿Cuáles son las consideraciones de costo?
Una solución en la nube funciona de la misma manera que cualquier otro modelo basado en suscripción. Usted paga una cuota de suscripción mensual o anual por usuario. Con la nube pública, se obtiene capacidad ilimitada.